Algemene Voorwaarden Nova Timekeeper
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de professionele diensten en softwareoplossingen van Nova Timekeeper BV. De Verwerkersovereenkomst en de technische en organisatorische maatregelen maken integraal deel uit van deze voorwaarden.
Artikel 1 – Definities
Dienst: de software-as-a-service-oplossingen die Nova Timekeeper via webapplicaties, mobiele toepassingen en/of andere ondersteunde interfaces ter beschikking stelt.
Module: een afzonderlijke functionaliteit of productmodule van Nova Timekeeper, zoals onder meer tijdregistratie, planning, personeelsbeheer, afwezigheden, goedkeuringen, rapportage, payrollvoorbereiding of projectregistratie, voor zover door de Klant geactiveerd.
Gebruiker: iedere natuurlijke persoon aan wie de Klant toegang tot de Dienst verleent, waaronder werknemers, jobstudenten, flexi-jobbers, leidinggevenden, HR-medewerkers, payrollmedewerkers en beheerders.
Klantgegevens: alle gegevens en documenten die door of namens de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst worden ingevoerd, gegenereerd, opgeslagen of verwerkt.
Abonnement: de door de Klant gekozen combinatie van Modules, gebruikersaantallen, tarieven en eventuele bijkomende diensten.
Bestelbon: het commerciële document, digitaal bestelformulier of andere schriftelijke bevestiging waarin het gekozen Abonnement, de prijs, de ingangsdatum en eventuele bijzondere voorwaarden worden vastgelegd.
Portaal: de webomgeving waarin de Klant zijn organisatie, Gebruikers, instellingen en Modules beheert.
AVG/GDPR: Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Verwerkersovereenkomst of DPA: de overeenkomst inzake verwerking van persoonsgegevens die als Bijlage 1 integraal deel uitmaakt van deze Algemene Voorwaarden.
Artikel 2 – Voorwerp van de overeenkomst en Diensten
2.1 Dienstverlening
Nova Timekeeper verleent de Klant gedurende de looptijd van het Abonnement een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de geactiveerde Modules te gebruiken.
Afhankelijk van het gekozen Abonnement kan de Dienst onder meer functionaliteiten omvatten voor:
- tijdregistratie;
- werkroosters en planning;
- beheer van werknemers en andere Gebruikers;
- afwezigheden en verlof;
- goedkeuringsprocessen;
- rapportage en exports;
- voorbereiding van gegevens voor payroll;
- registraties met betrekking tot projecten en prestaties;
- integraties met externe diensten.
Alleen de Modules die uitdrukkelijk op de Bestelbon, offerte, activatiebevestiging of in het Portaal als actief worden aangeduid, maken deel uit van het Abonnement.
2.2 Ondersteunde toepassingen
De Dienst wordt aangeboden via de toepassingen en platformen die Nova Timekeeper voor de betrokken Module op dat moment officieel ondersteunt.
Het bestaan van een webapplicatie of mobiele toepassing voor één Module houdt niet automatisch in dat dezelfde functionaliteit voor iedere Module of ieder platform beschikbaar is.
2.3 Geen loonmotor of juridisch advies
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, is Nova Timekeeper geen loonberekeningsmotor en neemt zij de wettelijke verplichtingen van de werkgever niet over.
Functionaliteiten met betrekking tot arbeidsduur, planning, afwezigheden, payrollvoorbereiding of andere HR-processen zijn bedoeld om de Klant bij zijn administratieve en operationele verplichtingen te ondersteunen.
De Klant blijft verantwoordelijk voor:
- de correcte toepassing van arbeids-, sociaal- en fiscaalrechtelijke regels;
- de instellingen die hij in de Dienst configureert;
- de juistheid van ingevoerde en geëxporteerde gegevens;
- de uiteindelijke controle van gegevens die worden gebruikt voor loonverwerking of wettelijke aangiften.
Nova Timekeeper verstrekt geen juridisch, sociaalrechtelijk, fiscaal of loonadvies, tenzij dit uitdrukkelijk afzonderlijk werd overeengekomen.
Artikel 3 – Accounts en gebruik
3.1 Persoonlijke toegang
Iedere Gebruiker beschikt over een persoonlijke toegang. Accounts en authenticatiemiddelen mogen niet tussen verschillende personen worden gedeeld.
De Klant staat in voor het correcte beheer van toegangsrechten binnen zijn organisatie.
3.2 Verantwoordelijkheid van de Klant
De Klant zorgt ervoor dat zijn Gebruikers de Dienst uitsluitend gebruiken voor rechtmatige professionele doeleinden en overeenkomstig deze Algemene Voorwaarden.
De Klant informeert Nova Timekeeper zonder onredelijke vertraging indien hij een vermoeden heeft van:
- misbruik van een account;
- ongeoorloofde toegang;
- verlies van authenticatiemiddelen;
- een mogelijk beveiligingsincident.
3.3 Schorsing om veiligheidsredenen
Nova Timekeeper mag een account of toegang tijdelijk schorsen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om een beveiligingsincident te onderzoeken of te beperken, ongeoorloofd of frauduleus gebruik te voorkomen, of de integriteit of beschikbaarheid van de Dienst te beschermen.
Nova Timekeeper beperkt een dergelijke schorsing tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is en brengt de Klant zo spoedig mogelijk op de hoogte, tenzij dit om veiligheids- of wettelijke redenen niet mogelijk is.
Artikel 4 – Abonnement, prijzen en facturatie
4.1 Bestelbon en tarieven
De toepasselijke Modules, tarieven, eventuele activatiekosten, gebruikerslimieten en andere commerciële voorwaarden worden bepaald in de Bestelbon of offerte.
Bij tegenstrijdigheid tussen deze Algemene Voorwaarden en een uitdrukkelijk onderhandelde bepaling op een Bestelbon, heeft de uitdrukkelijk onderhandelde bepaling voorrang.
4.2 Jaarlijkse vooruitbetaling
Tenzij anders overeengekomen wordt het Abonnement jaarlijks vooraf gefactureerd.
4.3 Gebruikersaantallen
Wanneer de prijs afhankelijk is van het aantal actieve Gebruikers, mag Nova Timekeeper het werkelijk aantal actieve Gebruikers controleren voor facturatiedoeleinden.
De wijze waarop uitbreidingen, verminderingen en eventuele jaarlijkse afrekeningen worden verwerkt, wordt bepaald door het toepasselijke tariefplan of de Bestelbon.
4.4 Belastingen
Alle prijzen zijn exclusief btw en andere toepasselijke belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Artikel 5 – Betaling
5.1 Betalingstermijn
Facturen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
5.2 Laattijdige betaling
Bij niet-betaling op de vervaldag zijn de wettelijke gevolgen van toepassing overeenkomstig de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
Nova Timekeeper kan aanspraak maken op de toepasselijke verwijlintresten en op vergoeding van redelijke invorderingskosten overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
5.3 Schorsing wegens wanbetaling
Indien een opeisbare factuur na schriftelijke ingebrekestelling gedurende vijftien (15) kalenderdagen onbetaald blijft, kan Nova Timekeeper de toegang tot betaalde onderdelen van de Dienst tijdelijk schorsen.
Een schorsing ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichtingen.
Nova Timekeeper houdt bij de toepassing hiervan rekening met de proportionaliteit van de maatregel en met de mogelijkheid van de Klant om zijn gegevens te recupereren.
Artikel 6 – Looptijd en beëindiging
6.1 Looptijd
De overeenkomst wordt aangegaan voor een initiële periode van twaalf (12) maanden vanaf de overeengekomen activeringsdatum.
Daarna wordt zij telkens stilzwijgend verlengd met een nieuwe periode van twaalf (12) maanden, tenzij één van de Partijen tijdig opzegt.
6.2 Opzegging
Opzegging gebeurt uiterlijk één (1) kalendermaand vóór de jaarlijkse vervaldag.
De opzegging kan gebeuren:
- per aangetekend schrijven; of
- per e-mail aan het contractuele contactadres van de andere Partij.
Een elektronische opzegging is geldig wanneer de afzender geen foutmelding van aflevering ontvangt en de verzending redelijkerwijs kan aantonen.
6.3 Ernstige tekortkoming
Iedere Partij kan de overeenkomst beëindigen wanneer de andere Partij een ernstige contractuele tekortkoming niet herstelt binnen dertig (30) kalenderdagen na een duidelijke schriftelijke ingebrekestelling.
Wanneer herstel redelijkerwijs onmogelijk is of wanneer voortzetting van de overeenkomst niet kan worden verlangd wegens de ernst van de tekortkoming, kan beëindiging onmiddellijk plaatsvinden voor zover de wet dit toestaat.
6.4 Export na beëindiging
Na het einde van het Abonnement behoudt de Klant gedurende zestig (60) kalenderdagen de mogelijkheid om de daarvoor door Nova Timekeeper voorziene gegevens te exporteren of een heractivering te vragen.
Na deze periode worden de Klantgegevens uit de actieve productieomgeving verwijderd, behoudens gegevens die Nova Timekeeper op grond van een wettelijke verplichting langer moet bewaren.
Gegevens die nog aanwezig zijn in beveiligde back-ups worden verwijderd volgens de normale back-uprotatie en worden gedurende die tussenperiode niet voor andere doeleinden actief verwerkt.
Artikel 7 – Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning
7.1 Inspanningsverbintenis
Nova Timekeeper levert redelijke professionele inspanningen om de Dienst veilig, betrouwbaar en beschikbaar te houden.
Tenzij in een afzonderlijke SLA uitdrukkelijk anders overeengekomen, wordt geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid gegarandeerd.
7.2 Onderhoud
Nova Timekeeper mag onderhoud, beveiligingsupdates, upgrades en technische aanpassingen uitvoeren.
Gepland onderhoud dat naar verwachting een betekenisvolle onderbreking veroorzaakt, wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd.
Bij dringende beveiligings- of stabiliteitsproblemen mag onderhoud zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.
7.3 Onderbreking
Tijdelijke onderbrekingen geven in beginsel geen recht op schadevergoeding wanneer Nova Timekeeper haar redelijke zorgplicht heeft nageleefd.
Wanneer een aan Nova Timekeeper toerekenbare storing de volledige essentiële Dienst gedurende meer dan vierentwintig (24) opeenvolgende uren onbeschikbaar maakt, heeft de Klant recht op een proportionele creditnota voor de betrokken periode.
Artikel 8 – Externe diensten en integraties
De werking van bepaalde functionaliteiten kan afhankelijk zijn van externe infrastructuur, leveranciers, netwerken, API's of integraties.
Nova Timekeeper staat in voor een zorgvuldige selectie en opvolging van leveranciers waarop zij zelf een beroep doet, voor zover dit binnen haar controle valt.
Nova Timekeeper is niet aansprakelijk voor tekortkomingen die uitsluitend het gevolg zijn van een externe dienst waarover zij redelijkerwijs geen controle heeft, voor zover Nova Timekeeper zelf geen fout heeft begaan bij de selectie, configuratie of opvolging ervan.
Wanneer een externe leverancier persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Nova Timekeeper, zijn tevens de bepalingen van de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
Artikel 9 – Wijzigingen aan de Dienst
Nova Timekeeper mag de Dienst verder ontwikkelen, wijzigen of uitbreiden.
Functionaliteiten mogen worden aangepast of vervangen wanneer dit onder meer noodzakelijk is wegens beveiliging, wettelijke of reglementaire wijzigingen, technische evolutie, compatibiliteit of verbetering van de Dienst.
Nova Timekeeper zal geen wezenlijke kernfunctionaliteit waarop een lopend Abonnement hoofdzakelijk is gebaseerd zonder redelijke grond volledig verwijderen zonder de Klant hierover vooraf te informeren.
Artikel 10 – Prijswijzigingen
Nova Timekeeper kan de tarieven aanpassen.
Een prijswijziging wordt minstens zestig (60) kalenderdagen vóór haar toepassing meegedeeld.
Wanneer een prijswijziging tijdens een volgende abonnementsperiode van toepassing zal worden en de verhoging niet louter voortvloeit uit een vooraf overeengekomen indexeringsmechanisme, kan de Klant de overeenkomst binnen dertig (30) kalenderdagen na de kennisgeving beëindigen tegen de datum waarop de nieuwe prijs van kracht wordt.
Artikel 11 – Intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, software, broncode, databanken, interfaces, ontwerpen, documentatie, methodes en andere door Nova Timekeeper ontwikkelde bestanddelen blijven eigendom van Nova Timekeeper of haar licentiegevers.
De overeenkomst draagt geen intellectuele eigendomsrechten over aan de Klant.
De Klant ontvangt uitsluitend het recht om de Dienst gedurende de looptijd van het Abonnement voor zijn interne professionele activiteiten te gebruiken.
Behoudens voor zover dwingend wettelijk toegestaan is het niet toegestaan om de Dienst:
- te kopiëren;
- te decompileren;
- te reverse-engineeren;
- te verkopen;
- te verhuren;
- te sublicentiëren;
- op ongeoorloofde wijze aan derden beschikbaar te stellen.
De Klant behoudt alle rechten op zijn eigen Klantgegevens.
Artikel 12 – Vertrouwelijkheid
Iedere Partij behandelt vertrouwelijke informatie van de andere Partij als vertrouwelijk en gebruikt die uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.
Toegang wordt beperkt tot personen die de informatie redelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
De geheimhoudingsverplichting blijft gedurende drie (3) jaar na het einde van de overeenkomst bestaan.
Voor persoonsgegevens blijven de verplichtingen uit de AVG en de Verwerkersovereenkomst gelden zolang de toepasselijke wetgeving dit vereist.
Artikel 13 – Persoonsgegevens
13.1 Rollen
Voor persoonsgegevens die de Klant via de Dienst laat verwerken voor zijn eigen HR-, personeels-, planning-, tijdregistratie- of andere bedrijfsprocessen treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Nova Timekeeper als verwerker.
Voor persoonsgegevens die Nova Timekeeper voor eigen doeleinden moet verwerken, waaronder klantenadministratie, facturatie, contractbeheer, beveiliging en naleving van eigen wettelijke verplichtingen, treedt Nova Timekeeper zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.
13.2 Verwerkersovereenkomst
De Verwerkersovereenkomst opgenomen als Bijlage 1 maakt integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden.
13.3 Opslag binnen de EER
Nova Timekeeper zal Klantgegevens niet laten opslaan op servers buiten de Europese Economische Ruimte zonder voorafgaande uitdrukkelijke wijziging van deze contractuele afspraak.
Artikel 14 – Aansprakelijkheid
14.1 Algemene beperking
Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Nova Timekeeper voor schade die voortvloeit uit dezelfde gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen beperkt tot het bedrag dat de Klant gedurende de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeverwekkende gebeurtenis daadwerkelijk aan Nova Timekeeper heeft betaald voor de betrokken Dienst.
Deze beperking geldt niet wanneer en voor zover zij volgens dwingend recht niet kan worden toegepast, waaronder in geval van opzettelijke fout of zware fout waarvoor aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.
14.2 Indirecte schade
Voor zover wettelijk toegestaan is Nova Timekeeper niet aansprakelijk voor zuiver indirecte schade zoals gederfde winst, gemiste commerciële kansen of reputatieschade die niet het rechtstreekse en voorzienbare gevolg is van een aan Nova Timekeeper toerekenbare tekortkoming.
14.3 Gegevens en payroll
De Klant is verantwoordelijk voor de controle van gegevens alvorens deze te gebruiken voor onder meer loonverwerking, facturatie, wettelijke aangiften of andere processen met financiële of juridische gevolgen.
14.4 Hulppersonen
Voor zover wettelijk toegestaan kunnen bestuurders, werknemers, medewerkers, zelfstandige dienstverleners en andere hulppersonen waarop Nova Timekeeper een beroep doet voor de uitvoering van de overeenkomst, dezelfde contractuele verweermiddelen en aansprakelijkheidsbeperkingen inroepen als Nova Timekeeper.
Artikel 15 – Overmacht
Overmacht wordt beoordeeld overeenkomstig artikel 5.226 van het Burgerlijk Wetboek.
Een Partij is niet aansprakelijk voor de niet-nakoming van een verbintenis wanneer de uitvoering door een niet-toerekenbare omstandigheid tijdelijk of definitief onmogelijk is geworden en aan de wettelijke voorwaarden van overmacht is voldaan.
De getroffen Partij informeert de andere Partij binnen een redelijke termijn zodra zij kennis heeft of behoort te hebben van de omstandigheid die de uitvoering verhindert.
Een tijdelijke overmacht schorst de betrokken verbintenissen voor de duur van de onmogelijkheid.
Artikel 16 – Beveiliging
Nova Timekeeper treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de Dienst, de aard van de verwerkte persoonsgegevens, de stand van de techniek en de risico's voor de betrokken personen.
De maatregelen worden nader beschreven in de Verwerkersovereenkomst en Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen.
De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn eigen eindapparatuur, interne toegangsrechten en beveiligingsbeleid.
Artikel 17 – Kennisgevingen
Contractuele kennisgevingen worden verstuurd naar:
Nova Timekeeper BV
Gentsesteenweg 122/0101
1730 Asse
E-mail: contracten@novatimekeeper.be
Voor de Klant gelden de contactgegevens die op de Bestelbon of in de klantenadministratie zijn vermeld.
Wijzigingen van contactgegevens moeten zonder onredelijke vertraging worden meegedeeld.
Artikel 18 – Algemene bepalingen
18.1 Volledige overeenkomst
De overeenkomst bestaat uit:
- de Bestelbon of offerte;
- eventuele uitdrukkelijk onderhandelde bijzondere voorwaarden;
- deze Algemene Voorwaarden;
- de Verwerkersovereenkomst;
- de toepasselijke bijlagen.
Bij tegenstrijdigheid hebben uitdrukkelijk onderhandelde bijzondere voorwaarden voorrang.
18.2 Deelbaarheid
Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
Partijen vervangen de betrokken bepaling waar nodig door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.
18.3 Geen afstand van recht
Het niet onmiddellijk uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.
Artikel 19 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op de overeenkomst is uitsluitend het Belgische recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in der minne op te lossen.
Indien geen minnelijke oplossing wordt bereikt, behoren de geschillen tot de bevoegdheid van de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, onverminderd dwingende wettelijke bevoegdheidsregels.
Bijlage 1 – Verwerkersovereenkomst (DPA)
Deze Verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden tussen Nova Timekeeper BV en de Klant.
DPA Artikel 1 – Rollen van de Partijen
Voor de persoonsgegevens die Nova Timekeeper in opdracht van de Klant verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en Nova Timekeeper BV verwerker.
Nova Timekeeper verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Klant en overeenkomstig diens gedocumenteerde instructies, deze overeenkomst en de toepasselijke wetgeving.
Wanneer Nova Timekeeper zelf het doel en de essentiële middelen van een afzonderlijke verwerking bepaalt, bijvoorbeeld voor eigen facturatie, contractbeheer of wettelijke administratie, treedt Nova Timekeeper voor die verwerking op als verwerkingsverantwoordelijke.
DPA Artikel 2 – Onderwerp en duur
De verwerking heeft betrekking op het aanbieden, beveiligen, onderhouden en ondersteunen van de door de Klant geactiveerde Nova Timekeeper-Diensten.
De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende de overeengekomen periode die noodzakelijk is voor export, verwijdering en normale back-uprotatie na beëindiging.
DPA Artikel 3 – Aard en doeleinden van de verwerking
Afhankelijk van de door de Klant geactiveerde Modules kunnen persoonsgegevens worden verwerkt voor onder meer:
- gebruikers- en personeelsbeheer;
- authenticatie en toegangsbeheer;
- tijdregistratie;
- registratie van werk-, pauze- en eindtijden;
- planning en uurroosters;
- aanwezigheid en beschikbaarheid;
- afwezigheden en verlof;
- ziektemeldingen;
- goedkeuringsprocessen;
- arbeidsduurcontrole;
- rapportering;
- payrollvoorbereiding;
- export naar externe systemen;
- project- en prestatieregistratie;
- auditlogging;
- beveiliging en foutopsporing;
- technische ondersteuning.
Nova Timekeeper gebruikt deze persoonsgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden die onverenigbaar zijn met de instructies van de Klant.
DPA Artikel 4 – Categorieën betrokkenen
De verwerking kan betrekking hebben op onder meer:
- werknemers;
- jobstudenten;
- flexi-jobbers;
- tijdelijke medewerkers;
- leidinggevenden;
- HR- en payrollmedewerkers;
- werkgevers en beheerders;
- zelfstandige medewerkers;
- andere personen die door de Klant als Gebruiker of betrokkene in het systeem worden opgenomen.
DPA Artikel 5 – Categorieën persoonsgegevens
Identificatiegegevens
- naam en voornaam;
- e-mailadres;
- gebruikersidentificatie;
- personeelsnummer of interne referentie.
Professionele gegevens
- functie;
- afdeling;
- team;
- organisatorische eenheid;
- arbeidsregeling;
- contractgerelateerde informatie voor zover door de Klant ingevoerd.
Tijdregistratie
- start- en eindtijden;
- pauzes;
- duur van prestaties;
- correcties;
- goedkeuringen;
- opmerkingen;
- registratiestatus.
Planning
- geplande diensten;
- uurroosters;
- open diensten;
- beschikbaarheid;
- toewijzingen.
Afwezigheden
- vakantie;
- verlof;
- afwezigheidstype;
- afwezigheidsperiode;
- opmerkingen;
- bewijsstukken indien deze functionaliteit wordt gebruikt.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Wanneer de Klant functionaliteiten gebruikt waarmee informatie of documenten betreffende ziekte of gezondheid worden verwerkt, kunnen gezondheidsgegevens in de zin van artikel 9 AVG worden verwerkt.
De Klant bepaalt of dergelijke gegevens in de Dienst mogen worden verwerkt en is verantwoordelijk voor de toepasselijke rechtsgrond en informatieverplichtingen.
Locatiegegevens
Wanneer de Klant locatiefunctionaliteiten activeert, kunnen locatiegegevens worden verwerkt die gekoppeld zijn aan tijdregistratiegebeurtenissen.
De verwerking gebeurt overeenkomstig de configuratie van de Klant en de door Nova Timekeeper aangeboden functionaliteit.
Technische en beveiligingsgegevens
- IP-adressen;
- loginmomenten;
- sessiegegevens;
- auditlogs;
- fout- en beveiligingslogs;
- gebruikte applicatie- of apparaatgerelateerde technische informatie.
DPA Artikel 6 – Instructies van de Klant
Nova Timekeeper verwerkt persoonsgegevens uitsluitend overeenkomstig deze DPA, overeenkomstig de instellingen en handelingen van de Klant binnen de Dienst, en overeenkomstig aanvullende schriftelijke instructies die door Nova Timekeeper werden aanvaard.
Indien Nova Timekeeper van oordeel is dat een instructie strijdig is met de AVG of andere toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, stelt zij de Klant hiervan zonder onredelijke vertraging op de hoogte.
Nova Timekeeper is niet verplicht een instructie uit te voeren die kennelijk onwettig is.
DPA Artikel 7 – Vertrouwelijkheid
Personen die onder het gezag van Nova Timekeeper toegang hebben tot persoonsgegevens krijgen uitsluitend toegang voor zover dit noodzakelijk is voor hun functie.
Deze personen zijn gebonden door een contractuele geheimhoudingsverplichting of een passende wettelijke vertrouwelijkheidsverplichting.
Toegang tot Klantgegevens voor ondersteuning gebeurt uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de gevraagde ondersteuning of voor het onderzoeken van een technisch of beveiligingsprobleem.
DPA Artikel 8 – Technische en organisatorische maatregelen
Nova Timekeeper treft passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 AVG.
Deze maatregelen worden afgestemd op de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokken personen.
De belangrijkste categorieën maatregelen zijn opgenomen in Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen.
Nova Timekeeper mag deze maatregelen aanpassen wanneer de stand van de techniek of de Dienst evolueert, voor zover het algemene beveiligingsniveau hierdoor niet wezenlijk vermindert.
DPA Artikel 9 – Opslaglocatie binnen de EER
Ook servers waarop back-ups van Klantgegevens worden opgeslagen bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte.
Nova Timekeeper zal Klantgegevens niet laten opslaan op servers die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden zonder voorafgaande uitdrukkelijke contractuele wijziging.
Het gebruik van een subverwerker ontslaat Nova Timekeeper niet van deze verplichting.
DPA Artikel 10 – Subverwerkers
De Klant verleent Nova Timekeeper algemene schriftelijke toestemming om voor de uitvoering van de Dienst beroep te doen op subverwerkers.
Nova Timekeeper ziet erop toe dat iedere subverwerker die persoonsgegevens verwerkt passende contractuele verplichtingen inzake gegevensbescherming, vertrouwelijkheid en beveiliging naleeft.
Op eenvoudig verzoek van de Klant verstrekt Nova Timekeeper een actuele lijst van de subverwerkers die persoonsgegevens verwerken in het kader van de Dienst.
Nova Timekeeper informeert de Klant over voorgenomen wezenlijke wijzigingen betreffende de toevoeging of vervanging van subverwerkers, zodat de Klant de mogelijkheid heeft om op redelijke en gemotiveerde gronden inzake gegevensbescherming bezwaar te maken.
Nova Timekeeper legt aan iedere subverwerker minstens dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als deze die krachtens deze Verwerkersovereenkomst op Nova Timekeeper rusten.
Nova Timekeeper blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de uitvoering van de gegevensbeschermingsverplichtingen van haar subverwerkers zoals voorzien in de AVG.
Nova Timekeeper waarborgt dat Klantgegevens en back-ups van Klantgegevens, voor zover deze door een subverwerker worden opgeslagen, uitsluitend worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte.
DPA Artikel 11 – Rechten van betrokkenen
Nova Timekeeper ondersteunt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij verzoeken betreffende inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en andere rechten die voortvloeien uit de AVG.
Wanneer een betrokkene rechtstreeks bij Nova Timekeeper een verzoek indient dat betrekking heeft op gegevens waarvoor de Klant verwerkingsverantwoordelijke is, stuurt Nova Timekeeper dit verzoek zonder onredelijke vertraging door naar de Klant.
Nova Timekeeper geeft geen zelfstandig inhoudelijk gevolg aan een dergelijk verzoek, behoudens wettelijke verplichting of instructie van de Klant.
DPA Artikel 12 – Persoonsgegevensincidenten en datalekken
Nova Timekeeper informeert de Klant zonder onredelijke vertraging nadat Nova Timekeeper kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die onder deze DPA vallen.
Voor zover de informatie beschikbaar is, bevat de melding minstens:
- een beschrijving van de aard van het incident;
- de betrokken categorieën van gegevens;
- de betrokken categorieën van personen;
- een inschatting van het aantal betrokken personen of records indien redelijkerwijs beschikbaar;
- de vermoedelijke gevolgen;
- de maatregelen die werden of zullen worden genomen;
- relevante contactgegevens voor opvolging.
Wanneer niet alle informatie onmiddellijk beschikbaar is, mag deze gefaseerd worden verstrekt.
Nova Timekeeper neemt redelijke maatregelen om het incident te beperken, verdere ongeoorloofde verwerking te voorkomen, de oorzaak te onderzoeken en waar nodig corrigerende maatregelen te treffen.
De Klant blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de beslissing of melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit of communicatie aan betrokkenen vereist is. Nova Timekeeper verleent daarbij de redelijkerwijs noodzakelijke bijstand.
DPA Artikel 13 – Bijstand aan de Klant
Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Nova Timekeeper beschikt, verleent zij redelijke bijstand bij de naleving van verplichtingen inzake:
- beveiliging van de verwerking;
- datalekken;
- gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
- voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit;
- verzoeken van betrokkenen.
Wanneer uitzonderlijke bijstand aanzienlijke werkzaamheden vereist die niet voortvloeien uit een tekortkoming van Nova Timekeeper, kunnen Partijen vooraf redelijke bijkomende kosten overeenkomen.
DPA Artikel 14 – Audits
Nova Timekeeper stelt de informatie ter beschikking die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van artikel 28 AVG en deze DPA aan te tonen.
De Klant kan, indien redelijkerwijs noodzakelijk, een audit laten uitvoeren.
Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
- een redelijke voorafgaande kennisgeving;
- audits vinden in beginsel tijdens normale werkuren plaats;
- de vertrouwelijkheid en beveiliging van andere klanten mogen niet worden aangetast;
- auditors zijn gebonden aan vertrouwelijkheid;
- audits mogen de normale dienstverlening niet onredelijk verstoren.
Waar passend kan Nova Timekeeper eerst relevante documentatie, beleidsinformatie, rapporten of andere bewijsmiddelen verstrekken.
Een bijkomende audit kan steeds plaatsvinden wanneer een ernstig beveiligingsincident, een wettelijke verplichting of een toezichthoudende autoriteit daartoe aanleiding geeft.
DPA Artikel 15 – Verwijdering en teruggave
Tijdens het Abonnement kan de Klant gebruikmaken van de beschikbare exportmogelijkheden.
Na beëindiging blijven Klantgegevens gedurende zestig (60) kalenderdagen beschikbaar overeenkomstig de Algemene Voorwaarden.
Na het verstrijken van die termijn verwijdert Nova Timekeeper de persoonsgegevens uit de actieve productieomgeving, behoudens een wettelijke bewaarplicht of een uitdrukkelijk anders overeengekomen bewaartermijn.
Back-ups worden vervolgens verwijderd overeenkomstig de normale beveiligde back-uprotatie.
Persoonsgegevens die uitsluitend nog in een back-up aanwezig zijn, worden niet voor andere doeleinden gebruikt, blijven beschermd overeenkomstig deze DPA en worden verwijderd of overschreven volgens het toepasselijke back-upbeleid.
DPA Artikel 16 – Eigen verplichtingen van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor:
- een geldige rechtsgrond voor de persoonsgegevens die hij laat verwerken;
- correcte informatie aan werknemers en andere betrokkenen;
- het bepalen welke Gebruikers toegang krijgen;
- het correct instellen van rollen en rechten;
- de rechtmatigheid van het gebruik van locatiegegevens;
- de rechtmatigheid van het verwerken van eventuele gezondheidsgegevens;
- het beperken van ingevoerde gegevens tot wat noodzakelijk en proportioneel is.
DPA Artikel 17 – Einde en toepasselijk recht
Deze DPA eindigt wanneer Nova Timekeeper geen persoonsgegevens van de Klant meer verwerkt, behoudens bepalingen die naar hun aard na beëindiging moeten blijven gelden.
Op deze DPA is Belgisch recht van toepassing. De bevoegdheidsregeling van de Algemene Voorwaarden is eveneens op deze DPA van toepassing.
Overzicht van de verwerking
| Verwerkingsverantwoordelijke | De Klant |
|---|---|
| Verwerker | Nova Timekeeper BV |
| Onderwerp | Het aanbieden van de geactiveerde Nova Timekeeper-software en bijbehorende ondersteuning. |
| Duur | Gedurende het Abonnement, de overeengekomen exportperiode en de daaropvolgende technische back-uprotatie. |
| Doeleinden | Tijdregistratie, planning, personeelsbeheer, afwezigheden, goedkeuringsprocessen, rapportage, payrollvoorbereiding, projectregistratie en andere geactiveerde functionaliteiten. |
| Categorieën betrokkenen | Werknemers, jobstudenten, flexi-jobbers, leidinggevenden, HR-/payrollmedewerkers, beheerders en andere door de Klant geregistreerde personen. |
| Categorieën gegevens | Identificatiegegevens, professionele gegevens, tijdregistraties, planning, afwezigheden, locatiegegevens waar geactiveerd, technische logs en eventuele bijzondere categorieën van gegevens wanneer daarvoor functionaliteiten worden gebruikt. |
Bijlage 2 – Technische en organisatorische maatregelen
Nova Timekeeper past, rekening houdend met de risico's en de stand van de techniek, passende technische en organisatorische maatregelen toe binnen onder meer de volgende domeinen.
1. Toegangsbeheer
- persoonlijke gebruikersaccounts;
- gecontroleerde authenticatie;
- rol- en rechtenbeheer;
- beperking van administratieve toegang;
- procedures voor activering en intrekking van toegang;
- beperking van technische toegang tot bevoegde personen.
2. Authenticatie en sessiebeveiliging
- beveiligde authenticatiemechanismen;
- eenmalige verificatiecodes waar toegepast;
- beperking van misbruik van loginprocedures;
- beveiligd sessiebeheer;
- passende maatregelen tegen ongeoorloofde toegang.
3. Communicatiebeveiliging
- beveiligde HTTPS/TLS-verbindingen voor communicatie met de Dienst;
- beveiligde verbindingen met externe systemen waar technisch ondersteund.
4. Organisatiescheiding
Nova Timekeeper neemt maatregelen om gegevens van verschillende klantorganisaties logisch van elkaar af te schermen.
Gebruikers krijgen uitsluitend toegang overeenkomstig de organisatie, rol en rechten die aan hun account zijn gekoppeld.
5. Logging en traceerbaarheid
Waar passend worden relevante acties, beveiligingsgebeurtenissen, administratieve wijzigingen en systeemfouten gelogd ten behoeve van beveiliging, foutonderzoek, audit, ondersteuning en opsporing van misbruik.
6. Back-ups en herstel
Nova Timekeeper voorziet passende back-up- en herstelprocedures.
Back-ups van Klantgegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte.
Toegang tot back-ups wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor beheer, herstel en beveiliging.
7. Incidentbeheer
Nova Timekeeper beschikt over procedures voor detectie van technische en beveiligingsincidenten, onderzoek, beperking, herstel, documentatie en communicatie van persoonsgegevensincidenten waar vereist.
8. Updates en onderhoud
Software, infrastructuur en afhankelijkheden worden waar passend onderhouden en bijgewerkt om bekende beveiligingsrisico's te beperken.
9. Personeel en vertrouwelijkheid
Personen met toegang tot Klantgegevens krijgen uitsluitend toegang voor zover noodzakelijk, worden geïnformeerd over hun beveiligings- en privacyverplichtingen en zijn gebonden door vertrouwelijkheid.
10. Gegevensminimalisatie
Nova Timekeeper ontwerpt haar functionaliteiten met het uitgangspunt dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de aangeboden functionaliteit.
Waar een functionaliteit optioneel is, bepaalt de Klant of deze wordt geactiveerd.
11. Locatiegegevens
Wanneer locatieregistratie is geactiveerd, wordt de verwerking beperkt tot de locatiefunctionaliteit die Nova Timekeeper voor de betrokken tijdregistratie aanbiedt.
Nova Timekeeper gebruikt locatiegegevens niet voor zelfstandige tracking- of marketingdoeleinden.
12. Evaluatie
Nova Timekeeper evalueert haar technische en organisatorische maatregelen periodiek en past deze waar nodig aan op basis van gewijzigde risico's, nieuwe functionaliteiten, beveiligingsincidenten, technologische ontwikkelingen en gewijzigde wettelijke verplichtingen.